Zoom 参加ログと Google フォームを突合する手順 — 4 象限で集計

本記事のポイント

• Zoom の参加ログと Google フォームの回答は、メールアドレスをキーにすれば XLOOKUP 1 本でつながります。手作業の目視照合はゼロにできます
• 突合が合わない原因のほとんどはメールの表記ゆれです。SUBSTITUTE で空白を除き、LOWER で大文字小文字をそろえた「正規化キー」を 1 列作るだけで解決します
• 登録者を母集団に、参加/不参加 × 回答/未回答の 4 象限へ自動で振り分けます。登録 210 名・参加 128 名・回答 74 件のウェビナーを 30 分で 4 象限化した手順を、そのまま再現できます

「参加者リストとアンケート結果が別々のシートにあって、誰が来て誰が答えたかを毎回 VLOOKUP で手作業照合している」。Zoom でウェビナーを開き、アンケートを Google フォームで取る現場で、humbulls がよく聞く悩みです。

原因はツールの相性ではなく、2 つのデータを結ぶ共通キー (メールアドレス) をそろえていないことにあります。

本記事では、Zoom の参加ログと Google フォームの回答をスプレッドシート上で突合し、フォロー対象を 4 象限で洗い出すところまでを STEP 順に再現します。関数はすべてコピーして動く形で載せ、丸ごと組ませる実行キットも巻末に付けました。

この記事は、ウェビナーアンケートをどのツールで作るか で Google フォームを選んだ場合の実装受け皿です。

できあがるもの — 参加×回答の 4 象限が 1 枚のシートに揃う

完成形から見せます。登録者を母集団とし、メールアドレスをキーに「参加したか」「回答したか」の 2 軸で全員を 4 象限に振り分けた、下図のような 1 枚シートです。

象限ごとの人数と、次に取るべきアクションの優先度が一目で決まります。

象限ごとの文面とタイミングは ウェビナー フォローアップの流れ に切り出しています。本記事は「誰がどの象限か」を機械的に確定させるところまでを担います。

前提と規模は次のとおりです。

以下、STEP 1 から順に進めます。

STEP 1. Zoom から登録者と参加者の 2 つのレポートを出す

「参加者リストはどこから出すのが正解ですか。CSV の列が毎回バラバラで迷う」。突合の入り口で必ず出る質問です。

Zoom のレポートは、Reports > Usage Reports > Meeting and Webinar History から対象ウェビナーを開き、Participants の件数をクリックして Export で CSV を落とします。

ここで出すのは 登録者レポートと参加者レポートの 2 つ です。

• 登録者レポート (Registration): 申し込んだ全員。これが 4 象限の母集団になり、「不参加」を捕まえる唯一の手段です
• 参加者レポート (Attendee): 実際に入室した人。メール・参加時刻・退出時刻・参加時間 (分) が並びます

参加者レポートを出すときは「Show unique users」にチェックを入れてください。再入室した人が複数行に割れるのを、1 人 1 行に集約できます。

つまずきポイントは、メール列が空になっているケースです。

登録なしで開くと参加者レポートに氏名しか出ず、突合キーになるメールが手に入りません。原因は登録フォームでメールを必須にしていないことなので、次回から登録を必須設定にします。今回の実測例では、登録 210 名・参加 128 名がこの 2 レポートから取れています。

STEP 2. メールアドレスを正規化してキー列を作る

「メールで照合しているのに、同じ人が別人扱いになって回答が拾えない」。STEP 2 で潰すのはこの症状です。

突合が合わない原因のほぼすべては、メールアドレスの表記ゆれです。

Tanaka@example.com と tanaka@example.com、末尾に半角スペースが混じった tanaka@example.com は、スプレッドシートにとって別の文字列です。フォームの自由入力では、コピペ時の全角スペース混入も日常的に起きます。

そこで、3 つのシート (登録者 / 参加者 / フォーム回答) のすべてに、同じルールで正規化した「キー列」を 1 列足します。メール列が B 列なら、キー列にこの式を入れます。

=IF(B2="", "", LOWER(TRIM(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B2, "　", ""), " ", ""))))

内側の SUBSTITUTE で全角スペースを、外側の SUBSTITUTE で半角スペースを消し、TRIM で残った前後の空白を落とし、LOWER で小文字にそろえています。これで表記ゆれが吸収され、同じ人は必ず同じキーになります。

つまずきポイントは、SUBSTITUTE を 1 回しか書かないことです。半角スペースだけ消すと全角スペースが残り、突合が静かに外れます。全角・半角の 2 段でかけるのが安全です。

→ メールキーの名寄せをさらに詰めたい場合は スプレッドシートの名寄せ関数 を参照してください。

STEP 3. XLOOKUP で 3 シートを突合する

「VLOOKUP だと列を数え間違えて #N/A が出る」。ここは XLOOKUP に置き換えるだけで安定します。

突合シートを 1 枚作り、A 列に登録者のメール、B 列に STEP 2 のキー列を置きます。この登録者キーを軸に、参加情報と回答情報を引き込みます。

C 列で、参加者レポートから参加時間 (分) を引きます。参加していなければ空欄が返ります。

=XLOOKUP(B2, zoom_attendees!$F$2:$F, zoom_attendees!$E$2:$E, "")

D 列で参加フラグを、E 列で回答の有無を立てます。回答は COUNTIF でキーの有無だけを見るのが確実です。

D2:  =IF(C2="", "不参加", "参加")
E2:  =IF(COUNTIF(form_raw!$G$2:$G, B2) > 0, "回答", "未回答")

満足度など回答内容そのものを持ってきたい列は、XLOOKUP でフォーム回答から引きます。

=XLOOKUP(B2, form_raw!$G$2:$G, form_raw!$C$2:$C, "")

つまずきポイントは、XLOOKUP の第 4 引数を省くことです。見つからないときに "" を返させないと #N/A が象限の式まで伝播し、集計全体が壊れます。必ず既定値を空文字にしておきます。

STEP 4. IFS で 4 象限ラベルを自動で付ける

「象限分けを手で色付けしていたら、200 行で心が折れた」。最後は 1 本の式で機械化します。

G 列に、参加フラグ (D) と回答フラグ (E) の組み合わせから象限ラベルを付けます。

=IFS(
  AND(D2="参加",   E2="回答"),   "A 参加×回答",
  AND(D2="参加",   E2="未回答"), "B 参加×未回答",
  AND(D2="不参加", E2="回答"),   "C 不参加×回答",
  TRUE,                          "D 不参加×未回答"
)

象限ごとの人数は、別のセルで COUNTIF を使えばそのまま出ます。

=COUNTIF($G$2:$G, "A 参加×回答")

つまずきポイントは、IFS がどの条件にも当てはまらないと #N/A を返すことです。最後の行を TRUE で受け、残りをすべて「D 不参加×未回答」に流し込みます。実測例では A 61 / B 67 / C 13 / D 69 に振り分けられ、合計は登録者 210 名と一致しました。

動作確認 — 何が見えれば成功か

ここまで組んだら、次の 3 点を確認します。

• 象限列: G 列の全行に A/B/C/D のいずれかが入り、空欄や #N/A が 1 つもない
• 人数の一致: 4 象限の COUNTIF 合計が登録者数 (実測例では 210) にぴったり一致する
• 中身の抜き取り: A 象限から数名を選び、Zoom の参加時間とフォームの回答が両方入っているかを目視で確認する

3 点が揃えば、あとは象限列でフィルタするだけでフォロー対象がそのまま切り出せます。

まとめ — 突合の肝はメールキーの正規化だけ

Zoom の参加ログと Google フォームの回答は、別々のツールでも「メールアドレスをキーにそろえる」一手で 1 枚に統合できます。正規化キーを作り、XLOOKUP で引き、IFS で 4 象限に振る。この 3 つが決まれば、200 行でも数分で終わります。

4 象限に分け終えたら、次は象限ごとのフォロー文面とタイミングです。参加×回答の温度差に合わせた 48 時間の動線は ウェビナー フォローアップの流れ にまとめています。突合そのものを手作業から解放したいなら、HubSpot と Zoom の連携 で参加ログを CRM に自動で流し込む方法もあります。

humbulls では、こうしたウェビナー運用のデータ整備からフォロー設計までを Growth Partner サービス で伴走しています。

🤖 AI 実行キット

本文の STEP 1〜4 を、そのまま AI に組ませるためのキットです。プロンプトの記入例を自社の列名に置き換えて渡してください。

キット① 2 つの CSV を渡して突合シートを組む — 30 分

種別: 実装キット 使うもの: Claude (ブラウザ版で可。CSV の中身を貼り付けるか、ヘッダー行だけでも動きます) / スプレッドシートに関数を貼る作業のみ手動 事前に用意するもの: Zoom 登録者 CSV / Zoom 参加者 CSV / Google フォーム回答 CSV (それぞれ 1 行目のヘッダーだけでも可)

プロンプト:

Zoom のウェビナー参加ログと Google フォームの回答を、
Google スプレッドシートで突合する数式一式を作ってください。

【私のデータ】
- Zoom 登録者シート zoom_registrants: A=名前, B=メール, C=登録日時（記入例。実際の列名に置換）
- Zoom 参加者シート zoom_attendees:  A=名前, B=メール, C=参加時刻, D=退出時刻, E=参加時間_分
- フォーム回答シート form_raw:        A=タイムスタンプ, B=メール, C=満足度, D=相談希望
- 母集団は登録者（不参加を含めたいため）

【必ず守るルール（本文の対策を転写）】
1. 3 シートすべてに正規化キー列を作る。式は
   =IF(B2="","",LOWER(TRIM(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B2,"　","")," ",""))))
   （全角スペース→半角スペースの 2 段で除去し、TRIM と LOWER でそろえる）
2. 突合は XLOOKUP を使い、第 4 引数に "" を必ず指定する（#N/A を出さない）
3. 参加フラグ・回答フラグ・4 象限ラベルを列で持たせる。象限は
   A 参加×回答 / B 参加×未回答 / C 不参加×回答 / D 不参加×未回答 の 4 つ
4. 象限は IFS で作り、最後の条件を TRUE で受けて取りこぼしをなくす

【出力】
- 各シートのキー列の式
- 突合シートの「参加時間 / 参加フラグ / 回答フラグ / 回答内容 / 象限」各列の式
- 4 象限それぞれの人数を出す COUNTIF の式
- 列名を変えたい場合にどこを直せばよいかの注記

出力の確認ポイント:

• キー列の式が SUBSTITUTE を 2 回重ねているか (全角スペースが残ると突合が静かに外れます)
• XLOOKUP の第 4 引数がすべて "" になっているか
• IFS の末尾が TRUE で受けてあり、4 象限の COUNTIF 合計が登録者数と一致するか

うまくいかないとき:

• 参加者なのに「不参加」と出る → メール列が登録時に取れておらず、キーが空になっています。STEP 1 で登録を必須にして再出力してください
• 一部だけ #N/A が残る → その行のメールに想定外の文字 (改行やタブ) が混入しています。キー式に CLEAN() を足すよう追記で指示してください

参考文献

• Accessing the meeting and webinar history report — Zoom 公式サポート (取得日: 2026-07)
• フォームの回答を確認、共有する — Google ドキュメント エディタ ヘルプ (取得日: 2026-07)
• XLOOKUP 関数 — Google ドキュメント エディタ ヘルプ (取得日: 2026-07)
• SUBSTITUTE 関数 — Google ドキュメント エディタ ヘルプ (取得日: 2026-07)
• IFS 関数 — Google ドキュメント エディタ ヘルプ (取得日: 2026-07)