本記事のポイント
「ウェビナーをやるたびに、Zoom から登録者 CSV と参加者 CSV を落として、Excel で突き合わせてから HubSpot にインポートしている」。HubSpot Starter でウェビナーを回している現場で、よく聞く悩みです。
原因はプランではなく、公式の Zoom 連携を入れないまま毎回手作業でつないでいることにあります。
本記事では、Zoom アプリの接続から marketing events でのリスト化までを、そのまま再現できる手順に落として解説します。特別なスキルは不要で、管理画面の操作と巻末の運用設計キットで再現できます。
完成形から見せます。下図の流れで、Zoom ウェビナーに登録した人と実際に参加した人が、それぞれ HubSpot のコンタクトとして自動で作成・更新されます。
登録者リストと参加者リストを手で突き合わせる作業はなくなります。各ウェビナーは HubSpot の「marketing events」として記録され、そこから「登録した / 参加した / 不参加」でリストを切れるようになります。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 接続の所要時間 | 5 分 (Marketplace からのインストールのみ) |
| 全体の所要時間 | 30 分 (接続 + ミーティングリンク設定 + ウェビナー同期確認) |
| 前提条件 | HubSpot 無料 CRM / Starter 以上 / Zoom アカウント (ウェビナー同期には Zoom の Webinar ライセンスが別途必要) |
| 追加ランニングコスト | $0/月 (連携自体は無料。Zoom Webinar ライセンス費は別) |
| 権限 | HubSpot 側は Super Admin (または App Marketplace access 権限) / Zoom 側は管理者権限 |
ひとつだけ先に線を引いておきます。HubSpot 側の操作で Zoom ウェビナーへ自動登録し、その後のフォローメールまで自動化する「Add contact to Zoom webinar」ワークフローアクションは、Professional または Enterprise が前提です。Starter でも、Zoom 側のフォームで登録を受け、そのデータを HubSpot に同期してリスト化し、準備済みのフォローにつなぐところまでは同じ連携で成立します。以下、STEP 1 から順に進めます。
「連携ってどこから入れるんですか。Zoom 側と HubSpot 側、どっちで作業するんですか」。最初に必ず出る質問です。作業の入り口は HubSpot 側の App Marketplace で、そこから Zoom にログインして権限を渡す、という一方向で進みます。
やることは 4 つです。
つまずきポイントは権限です。インストールには HubSpot 側で Super Admin (または App Marketplace access 権限)、Zoom 側で管理者権限が要ります。どちらかが足りないとインストールの途中で止まるので、権限を持つメンバーに接続だけ先に済ませてもらってください。
もうひとつ、1 つの HubSpot ポータルに接続できる Zoom テナントは 1 つだけです。複数の Zoom アカウントを 1 ポータルにぶら下げることはできないので、どの Zoom アカウントを正にするかを接続前に決めておきます。
商談やウェビナーの前段で「毎回 Zoom の URL を発行して、HubSpot のミーティング招待に貼り直している」というのも定番の手作業です。連携を入れると、HubSpot 側でミーティングを設定した時点で Zoom のリンクが自動で入ります。ここは全プランで使えます。
ポイントは、アプリの接続 (STEP 1) とは別に、各ユーザーが自分の個人 Zoom アカウントを接続する必要があることです。個人接続をしておくと、招待に入る Zoom リンクが「自分のリンク」になり、他のメンバーと時間が重なっても会議がぶつかりません。個人接続をしないと、最初にアプリを接続した人のリンクが共有で使われ、同時開催でコンフリクトします。
設定は 2 か所です。スケジューリングページに常設するなら、Sales > Meetings (ミーティングスケジューラー) で対象ページを編集し、「Add videoconference link」ドロップダウンから Zoom を選びます。コンタクト / 会社 / 取引 / チケットのレコードから単発でミーティングを設定するなら、Location ドロップダウンで Zoom を選びます。
つまずきポイントは、HubSpot に登録しているメールアドレスと Zoom アカウントのメールアドレスが一致している必要があることです。ここがずれていると個人接続が通りません。あわせて、参加者を HubSpot 側で「参加した人」として追跡するには、参加者が Zoom にログインし、メールアドレスで識別できる状態である必要があります。名前だけでゲスト参加した相手は追跡対象になりません。
ここが本題です。「Sync webinar data」をオンにすると、Zoom ウェビナーの登録・参加データが HubSpot のコンタクトへ自動で同期されます。有効化は Settings > Integrations > Connected Apps > Zoom の Webinars タブにあるトグルで行い、同期対象のユーザーを選びます。
前提として、ウェビナー同期には Zoom 側の Webinar ライセンス (通常のミーティングとは別のアドオン) が必要です。同期が回ると、登録者はコンタクトとして作成・更新され、各ウェビナーは HubSpot の marketing events に 1 件ずつ記録され、参加者のタイムラインに入室・退室の時刻が残ります。
2025 年 1 月 8 日以降、Zoom の参加データはコンタクトプロパティではなく marketing events に移りました。
| いつ | セグメントの作り方 |
|---|---|
| 2025 年 1 月以前 (旧) | Zoom コンタクトプロパティ (累計参加数・平均参加率など) で抽出 |
| 2026 年のいま (現行) | marketing events フィルタ (登録した / 参加した / 不参加) で抽出 |
以前は「累計参加数」などの Zoom 専用プロパティでリストを切れましたが、これらは新規のウェビナーでは値が入らず、セグメント条件にも使えません (2025 年 1 月以前の履歴は残ります)。ネット上の古い解説はこのプロパティ前提のものが多いので、いま構築するなら marketing events で組むのが正解です。
つまずきポイントは、Zoom の登録フォームに置ける必須フィールドです。HubSpot が同期できる必須フィールドは First name / Last name / Email の 3 つだけで、これ以外を Zoom フォームで「必須」にすると、登録の同期が通らず失敗します。
会社名や役職を集めたい場合は「任意」項目にしておき、集計は HubSpot 側の既存プロパティで行うのが安全です。もうひとつ、定期 (recurring) ウェビナーの繰り返し回では参加データが更新されないことがあるため、回ごとにウェビナーを分けて集計する運用のほうが数値がきれいに残ります。
データが乗っただけでは成果になりません。運用に入ると必ず「参加した人にだけお礼と次の案内を送りたい。でも Starter だからワークフローで自動登録はできないですよね」というフィードバックが来ます。
リストは marketing events フィルタで作ります。CRM > Lists > リストを作成 > Contact-based (コンタクトベース) > フィルターを追加 > Marketing events を選ぶと、「Registered for marketing event (登録した)」「Attended marketing event (参加した)」「Canceled marketing event registration (登録を取り消した)」で絞り込めます。
marketing events を条件にしたリストは全プランで作れます。Starter でも、対象ウェビナーの marketing event を指定して、狙った層を静的リストで切り出せます。
ここが Starter と Professional 以上で最も差が出るところなので、正直に線を引きます。
Professional 以上なら「Add contact to Zoom webinar」ワークフローアクションで、HubSpot 側の操作だけで自動登録からフォローメールまで一気に自動化できます (ホスト自身には使えません)。
ワークフローでの自動化例は HubSpot ワークフロー活用例 にまとめています。
Starter では、この自動登録は使えません。代わりに、登録は Zoom 側のフォームで受け、同期された marketing events からリストを作り、準備済みのマーケティングメールを手動で送ってフォローします。
つまずきポイントは、連携の設定画面で「特定のメールドメインを新規コンタクト作成から除外」できることを知らずに、社内メンバーの参加まで新規コンタクト化してしまうことです。Settings > Integrations > Connected Apps > Zoom の設定で自社ドメインを除外に入れておくと、コンタクトが社内アドレスで汚れません。
テスト用のウェビナーを 1 本立て、自分を含む数名で登録・参加してみて、次の 3 点を確認します。
3 点が揃えば、次回以降のウェビナーからは登録も参加も自動で HubSpot に乗ります。ミーティングリンク側は、テスト用のミーティングを 1 件設定して、招待に Zoom のリンクが自動で入るかを 1 度だけ確認しておくと安心です。
HubSpot 公式の Zoom 連携は、App Marketplace から接続するだけで、無料 CRM / Starter を含む全プランで使えます。ウェビナーの登録者・参加者は自動でコンタクトに同期され、各ウェビナーは marketing events として記録されます。
そこから「登録した / 参加した / 不参加」でリストを切り、フォローにつなげます。ミーティングリンクへの Zoom 自動挿入も同じ連携でまかなえます。毎回の CSV エクスポートと突合という手作業は、ここで消えます。
線引きだけ改めて確認します。HubSpot 側からの自動登録・自動フォロー (Add contact to Zoom webinar ワークフローアクション) は Professional 以上が前提です。Starter では「Zoom で登録 → HubSpot に同期 → marketing events でリスト化 → 手動フォロー」に置き換えれば、同じ成果に十分近づけます。
私たち humbulls では、こうした Starter の制約を回避しながらウェビナー運用を組み立てる設計から伴走する Growth Partner サービス を提供しています。
連携そのものは管理画面で完結しますが、「接続後にどの marketing events でどうリストを切り、どこまで自動化するか」の運用設計は AI に任せると速く固まります。プロンプトの記入例を自社の値に置き換えて渡してください。
種別: 判断キット 使うもの: Claude (ブラウザ版で可) 事前に用意するもの: 自社の HubSpot プラン / 直近のウェビナーの目的 (集客・商談化・既存フォロー等) / Zoom で今フォームに入れている項目のメモ
プロンプト:
HubSpot と Zoom を連携した後の、ウェビナー参加者フォローの運用設計と
接続チェックリストを作ってください。
【私の環境】
- HubSpot プラン: Starter（記入例。無料 CRM / Starter / Professional のどれか）
- 今回のウェビナーの目的: 既存リードの商談化（記入例）
- Zoom 登録フォームに今入れている項目: 氏名・メール・会社名・役職（記入例）
【必ず守る前提（本記事の仕様を転写）】
1. HubSpot が同期できる必須フィールドは First name / Last name / Email の 3 つだけ。
これ以外を Zoom フォームで「必須」にすると同期が失敗する。会社名・役職は「任意」にする
2. 参加データは 2025 年 1 月以降 marketing events に移行済み。旧 Zoom コンタクト
プロパティ（累計参加数など）は新規ウェビナーでは値が入らず使えない。リストは
marketing events フィルタ（登録した / 参加した / 登録を取り消した）で組む
3. 「Add contact to Zoom webinar」ワークフローアクションは Professional 以上のみ。
Starter の場合はこのアクションを使わず、リスト化 + 手動フォローで設計する
4. Settings > Connected Apps > Zoom の設定で、自社メールドメインを新規コンタクト作成から除外する
【出力】
- 接続前チェックリスト（権限・Zoom Webinar ライセンス・フォーム項目の見直し）
- marketing events フィルタを使ったフォローリストの案を、目的に沿って 3 つ（条件つき）
- 私のプランでできること / できないこと の線引き表
出力の確認ポイント:
うまくいかないとき: