HubSpot ワークフロー活用例 10 選 — Starter の 25 個制限内で組む自動化設計

本記事のポイント

• ワークフローは「作りたい自動化」から入ると迷子になります。トリガー / 条件分岐 / アクションの 3 要素に分解した設計図を先に書けば、1 本あたりの構築時間は体感で半分以下になります
• Starter でまず組むべき活用例は 10 本。獲得初動の 5 本と、営業連携・データ整備の 5 本に分かれます。メール送信は簡易自動化、CRM 操作と通知はワークフロー、という役割分担が要点です
• 自社環境で確認したワークフロー枠は 25 個。カテゴリ別に予算化し、増やす前に統廃合する運用にすれば、少人数 BtoB には十分な広さです。設計・仕分け・棚卸しはそのまま AI に渡せる実行キットを巻末に用意しました

「ワークフローを使えと言われたけれど、何から作ればいいのか分からない」「作り始めたら枠がすぐ埋まって、どれが動いているのか誰も説明できない」。私たち humbulls が HubSpot Starter の運用を支援するなかで、最もよく聞く 2 つの悩みです。原因は担当者の慣れ不足ではなく、管理画面を開いてから考え始めていることにあります。ワークフローは、設計図をテキストで先に固めてから組むと、迷いも枠の浪費も一気に減ります。本記事では、まず作るべき活用例 10 個と、25 個の枠に収める統廃合の設計術を解説します。特別なスキルは不要で、設計・仕分け・棚卸しは巻末の AI 実行キットで再現できます。

1. ワークフロー設計の定石 — トリガー・条件・アクションの 3 要素に分解して構築時間を半分にする

「とりあえず管理画面を開いてみたが、トリガーもアクションも選択肢が多すぎて、最初の 1 本を作る前に手が止まった」。Starter を使い始めた担当者から、毎月のようにこの相談が届きます。

つまずきの原因は、選択肢の多さそのものではありません。「作りたい自動化」を頭の中でいきなり画面に落とそうとしていることです。HubSpot 公式ヘルプの整理では、ワークフローは登録トリガー (何をきっかけに始まるか)、条件分岐 (誰にどの処理を振り分けるか)、アクション (何を実行するか) の 3 要素で構成されます (HubSpot Knowledge Base, 2026-07)。トリガーはフィルター基準・イベント基準・スケジュール基準・Webhook 基準の 4 種類、アクションには遅延、レコードやタスクの作成、プロパティ更新、社内通知などの区分があります。どんな複雑な自動化も、この「いつ・誰を・どうする」に言い換えられれば、そのまま実装に落とせます。

設計図の型はこう固定できます。管理画面を触る前に、次の 5 行をテキストで書きます。

• トリガー: フィルター / イベント / スケジュール基準のどれか + 具体条件
• 登録条件: どのレコードが対象か
• 除外条件: 登録させないレコード (既存顧客・テスト送信・社内メンバー)
• アクション: 順番に番号付きで。遅延を入れる場合は「遅延: ◯日」と明記
• 再登録: 同じレコードが再度条件を満たしたとき、再登録すべきか + 理由

管理画面を開いてから考えるやり方だと、トリガーを選び、アクションを足しながら「あれ、この場合はどうなる?」と条件を継ぎ足すことになり、1 本作るのに 1〜2 時間かかります。しかも例外処理の漏れに、公開後に気づきます。「フォーム送信者にお礼メール」を作ったあとで、既存顧客も同じフォームを送信することに気づき、慌てて除外条件を足す、というのは典型的な手戻りです。設計図を先に固めてから組むと、1 本あたりの構築時間は体感で半分以下になり、公開後の手戻りがほぼなくなります。この設計図の叩き台は、業務フローを文章で AI に渡せば 10 分で出ます。

よくある失敗は、AI が出した設計図をそのまま実装してしまうことです。AI は HubSpot のプラン別のアクション制約 (どのアクションがどのプランで使えるか) を正確に把握していないことがあり、Starter では使えないアクションを平気で設計図に入れてきます。設計図はあくまで論理設計として受け取り、実装可否は次章の使い分けと公式ヘルプで確認する。この 2 段構えが安全です。

→ 業務フローからの設計図生成は、巻末の 実行キット② (所要 20 分) でそのまま実行できます。

2. Starter の自動化はどこまでできるか — 25 個の枠と簡易自動化の使い分け

「Starter だとワークフローでメールが送れないと聞いた。じゃあ自動化はほぼ無理では」。プラン制約の話になると、必ずこの諦めが出てきます。

結論から言うと、無理ではありません。Starter の自動化は「ワークフロー」だけではないからです。まず前提を公式ドキュメントで押さえます。HubSpot のワークフローツールは、公式ヘルプ上は Professional 以上の機能とされ、作成上限は Marketing / Sales / Service Hub の Professional で 300 個、Enterprise で 1,000 個です (HubSpot Knowledge Base, 2026-07)。一方、Starter 系プランにはフォームに紐づく簡易自動化が用意されており、Marketing Hub Starter ではフォームごとに 1 本、最大 10 アクションまで組めます (無料プランは 1 アクションのみ)。加えて、humbulls が運用する Starter Suite 環境 (自社 Hub) では、ワークフローの作成枠が 25 個という上限で提供されています。この 25 個は公式ヘルプの上限一覧には記載がない、自社環境での 2026-07 時点の確認値です。プランの契約時期や構成によって異なる可能性があるため、ご自身の環境の表示を確認してください。

要点は、簡易自動化とワークフローで得意分野が違うことです。マーケティングメールの自動送信をワークフローのアクションとして使えるのは Marketing Hub Professional 以上ですが、社内通知はどのサブスクリプションでも使えます。つまり Starter では、「フォーム送信 → お礼メール送信」はフォームの簡易自動化で担い、ワークフロー枠は担当者割り当て・タスク作成・プロパティ更新・社内通知といった CRM 操作系に専念させる、という役割分担が定石になります。簡易自動化はワークフローの作成上限にカウントされないため、メール送信を簡易自動化側へ逃がすだけで、25 個の枠を丸ごと CRM 運用に使えます。

そこで、自動化したい業務を最初に 4 つへ仕分けます。

• 標準機能で足りる: HubSpot の標準機能・パイプライン設定でそもそも足りるもの
• 簡易自動化: フォーム起点でメール送信が主目的のもの (ワークフロー枠を消費しない)
• ワークフロー: CRM 操作・通知が主目的で、ワークフロー枠を使うべきもの
• 外部補完: Starter では実装できず、AI や Apps Script など外部で補完するもの

この仕分けを最初にやるだけで、枠の消費は大きく変わります。外部補完パターンは HubSpot Starter の制限一覧 で全体像を、Starter 全体の機能整理は HubSpot Starter 完全ガイド で詳しく扱っているので、本記事では割愛します。

よくある失敗は、この使い分けを知らずに全部ワークフローで作ろうとして、「Starter ではメールが送れない」と諦めるか、逆に枠を雑多な用途で埋め尽くすかの二択に陥ることです。もうひとつ、簡易自動化は「フォームごとに 1 本」なので、フォームが増えるほど設定が分散します。どのフォームにどの自動化が付いているかは一覧で見渡しにくいため、第 5 章の棚卸しシートに簡易自動化も含めて記録しておくのがおすすめです。

→ 自動化業務の 4 系統仕分けは、巻末の 実行キット① (所要 15 分) で実行できます。

3. 活用例 1〜5 — リード獲得の初動を自動化してフォロー漏れをなくす

「フォーム通知を見て、CRM を開いて、担当を決めて、お礼メールを送って、タスクを起票する。1 件数分だが、忙しい日は確実に抜ける」。獲得初動を人力で回している現場から、よく聞く実態です。

獲得直後の初動は、自動化の費用対効果が最も高い領域です。HubSpot 公式のワークフロー活用ガイドでも、最初のユースケースとして挙がるのは「高関心フォーム送信後のフォロー」「リード割り当て」「担当者への通知」といった獲得初動の自動化です (HubSpot, 2026-07)。理由は単純で、リードへの対応が速いほど商談化しやすく、かつ初動対応は定型的で自動化しやすいからです。1 件あたり数分でも、月 100 件なら数時間の手作業になります。しかも漏れは平均的に散らばらず、「たまたま忙しかった日」に集中する。そして漏れた 1 件が商談だったかもしれない、という取り返しのつかなさが厄介です。

humbulls がまず組むのは、次の 5 本です。

型として押さえるポイントは 2 つです。第一に、活用例 1 のメール送信は簡易自動化 (Marketing Hub Starter で最大 10 アクション) に置き、ワークフロー枠を使わないこと。第二に、活用例 3 のステージ更新を最初期に入れることです。ライフサイクルステージが自動で揃っていないと、後続のセグメント配信もレポートも全部手作業に戻ります。ステージの定義設計そのものは HubSpot ライフサイクルステージ運用 で詳しく扱います。

よくある失敗は、通知の作りすぎです。フォーム送信のたびに全員へ通知を飛ばすと、1 ヶ月で通知は「読まないもの」になります。通知アクションは「人が 24 時間以内に動くべきもの」に限定し、動かなくていい情報はプロパティ更新とリスト追加で記録に徹する。この線引きだけで、通知の価値が保てます。

→ 自社のフォーム構成からの獲得系 5 本の設計図生成は、巻末の 実行キット② で実行できます。

4. 活用例 6〜10 — 営業連携とデータ整備を仕組みにする

「停滞している案件があるのは分かっている。でも気づいたときには、もう何週間も放置されている」。営業マネージャーからよく出る、後半 5 本が解く悩みです。

営業側の「忘れる・止まる・書かない」は、注意喚起では直りません。仕組みで拾うしかない領域です。HubSpot 公式の活用ガイドでも、営業向けの定石として「新規取引でのタスク自動作成」、RevOps 向けに「データフォーマット統一などのデータハイジーン自動化」が挙げられています (HubSpot, 2026-07)。マーケの初動自動化 (第 3 章) と違い、こちらの目的は速度よりも「抜けを構造的になくす」ことです。営業が忙しいときほどタスク起票は省略され、停滞案件は視界から消え、失注理由は空欄になります。そして数ヶ月後、レポートを作る段階で「データがなくて振り返れない」ことに気づきます。

後半の 5 本は次の通りです。

このうち効果を実感しやすいのは 7 と 10 です。停滞アラートは「放置しているつもりのない放置」を拾い、失注理由の記入徹底は、四半期後の失注分析を可能にします。裏を返すと、この 2 本がない CRM の商談データは、後から分析しようとしても穴だらけです。なお、検討段階に応じたメール配信 (ステップメール) をこの延長で組みたくなりますが、Starter でのメール自動化は設計の考え方が別物なので、HubSpot でステップメール自動化 に分けて扱います。

よくある失敗は、営業への確認なしに営業連携系のワークフローを作ることです。タスクや通知は受け手の業務そのものなので、マーケ側が善意で作った自動タスクが営業には雑音になり、タスク一覧ごと無視される事態が起きます。導入前に「このタスクが来たら 24 時間以内に何をするか」を営業と 1 回すり合わせる。この 30 分をかけるかどうかで、自動化の定着率がまったく変わります。

→ 営業プロセスからのステージ別自動化マップも、巻末の 実行キット② で生成できます。

5. 25 個の枠に収める統廃合設計 — 判断基準 4 つと配分モデル

「思いついた自動化を 1 本ずつ足してきたら、いつの間にか枠が埋まっていた。どれが本当に必要なのか、もう分からない」。1 年ほど運用した Starter 環境で、必ず起きる行き詰まりです。

Professional の 300 個と違い、Starter の 25 個 (humbulls 環境の確認値) は「思いつくたびに追加する」運用だと 1 年もちません。枠は「先着順」ではなく「予算」として配分するのが正解です。humbulls の配分モデルは、リード獲得の初動に 8、ナーチャリング関連の CRM 操作に 6、営業連携に 6、データ整備に 3、予備 2 の計 25 です。予備の 2 枠は、キャンペーンなどの一時的なワークフロー用で、終わったら必ず削除します。この配分自体は目安ですが、「カテゴリごとの上限を先に決めておく」こと自体に意味があります。上限があると、新しく作る前に既存の見直しが習慣になるからです。

枠が埋まってきたときの統廃合は、4 つの判断基準で見ます。

• 統合: トリガーが同じで対象だけ違うワークフローは、条件分岐で 1 本にまとめる。フォーム A 用とフォーム B 用に分かれた同じ処理が典型
• 簡易自動化へ移す: フォーム起点でメール送信が主目的のものは、ワークフロー枠を使わない
• 標準機能で代替: 取引ステージ変更時の単純な処理は、パイプライン設定側の自動化で済むことがある (ワークフロー枠の対象外)
• 削除: 過去 90 日の登録数がゼロのものは、キャンペーン終了の残骸である可能性が高い

稼働実績はツール上で確認できます。HubSpot はアクションログを 90 日、登録履歴を 6 ヶ月保持しているので (HubSpot Knowledge Base, 2026-07)、「登録数ゼロが 3 ヶ月続いている」といった機械的な検出が可能です。従来、この棚卸しはワークフローを 1 本ずつ開いてトリガーとアクションをメモし、重複を目視で探す半日仕事でした。humbulls では、ワークフローの一覧 (名前・トリガー・目的・直近の登録数) をテキストに書き出して AI に渡し、統廃合の候補出しまでを 30 分で終わらせています。AI は機械的な検出が得意なので、人間は最後の残す / 消すの判断に集中できます。

よくある失敗は、登録数ゼロを見て即削除してしまうことです。削除の前に必ず「オフにして 2 週間様子を見る」を挟んでください。登録数がゼロでも、年に数回だけ動く例外処理 (大口の問い合わせ対応など) が紛れていることがあります。オフ → 影響確認 → 削除の 2 段階にすると、消してはいけない 1 本を守れます。

→ 既存ワークフロー一覧からの統廃合案は、巻末の 実行キット③ (所要 30 分) で実行できます。

まとめ — 10 例をそのまま作るより、設計図と枠の配分を先に

ワークフローの活用例 10 個を、リード獲得の初動 (お礼メール・通知・担当割当・ステージ更新・温度感タグ・休眠検知) と、営業連携・データ整備 (初動タスク・停滞アラート・受注連携・データハイジーン・失注理由の徹底) に分けて紹介しました。ただ、この 10 個をそのまま複製することより大事なのは、順番です。設計図をテキストで先に書く。実装先を 4 系統 (標準機能 / 簡易自動化 / ワークフロー / 外部補完) に仕分ける。25 個の枠はカテゴリ別に予算化する。増やす前に統廃合する。この 4 つの習慣があれば、Starter の枠は少人数の BtoB マーケにとって十分な広さです。まずは巻末キット①の仕分けから始めてみてください。

設計・仕分け・棚卸しという「考える工程」は AI にたたき台を出させるのが最短で、人間は除外条件の確認と、営業とのすり合わせに時間を使えます。humbulls では、こうしたワークフロー設計から実装・運用まで伴走する Growth Partner サービス を提供しています。ワークフローを含む MA / CRM の実装パターンを体系的に押さえたい方は、資料 BtoB マーケティング AI 活用ガイド の第 6 章もあわせてご活用ください。

🤖 AI 実行キット

本文の判断と設計を、そのまま AI で実行するためのキット集です。プロンプトは Claude (ブラウザ版で可) にコピペすれば動きます。使う順番は ① 仕分け → ② 設計図生成 → ③ 棚卸し です。

キット① 自動化したい業務を 4 系統に仕分ける — 15 分

種別: 判断キット 使うもの: Claude (ブラウザ版で可) 事前に用意するもの: 自動化したい業務のメモ。粒度はバラバラで構いません。会議で出た「これ自動化したいね」の箇条書きや、営業からの要望メールの貼り付けでも動きます。

プロンプト:

HubSpot Starter で自動化したい業務のリストを、実装先ごとに仕分けてください。

【前提(必ずこの制約に従うこと)】
- プラン: HubSpot Starter(ワークフロー作成枠は 25 個、マーケメール送信アクションは使えない)
- フォームの簡易自動化: フォームごとに 1 本、最大 10 アクション、メール送信可、ワークフロー枠は消費しない
- パイプライン設定: 取引ステージ変更時の簡易自動化が別枠である
- 社内通知(アプリ内・社内メール)は全プランで使える

【自動化したい業務(記入例。ここを自社のメモに差し替える)】
- 資料 DL のお礼メール
- 問い合わせが来たら営業に通知
- 商談が 14 日停滞したらアラート
- 名刺データの表記ゆれを整形

【分類基準(必ずこの 4 択で判定)】
標準機能 / 簡易自動化 / ワークフロー / 外部補完(Apps Script・AI での手動運用など)

【出力形式】
| 業務 | 実装先 | 理由 | ワークフロー枠の消費 (0 or 1) |

【条件】
- ワークフロー枠は希少資源として扱い、他の実装先で済むものはワークフローにしない
- メール送信が主目的のものは簡易自動化へ回す
- 判断に自社情報が必要なものは「要確認」とする
- 最後に「ワークフロー枠の消費」列を合計し、25 個に対する充足率を出す

出力の確認ポイント: - 「ワークフロー」判定のものにメール送信アクションが混ざっていないか。混ざっていたら簡易自動化へ戻せます (Starter ではワークフローからマーケメールを送れません) - 枠の消費合計が 25 に近い、または超えている場合は、この時点で作りすぎです。優先度の低い業務を「外部補完」か「保留」に落としてください

うまくいかないとき: - 「要確認」ばかりになる → 各業務に「誰が・何をきっかけに・何をしたいか」を 1 行ずつ足して再実行すると精度が上がります - 全部「ワークフロー」に寄る → 前提のプラン制約をプロンプト冒頭で強調し直してください。制約を軽く扱うと Professional 前提の提案が混ざります

キット② 業務フローからワークフロー設計図を生成する — 20 分

種別: 実装キット 使うもの: Claude (ブラウザ版で可。出てきた設計図は管理画面での実装に使う) 事前に用意するもの: 自動化したい業務フローの文章。1 本だけでも、獲得系や営業プロセス一式をまとめてでも動きます。フォーム一覧・営業体制・対応 SLA があると設計図の精度が上がります。

プロンプト:

以下の業務フローを、HubSpot ワークフローの設計図に変換してください。
1 本でも複数本でも、渡した業務の数だけ設計図を作ってください。

【業務フロー(記入例。ここを自社の内容に差し替える)】
- 資料ダウンロードがあったらお礼メールを送り、3 日後に開封していなければ営業にタスクを作る
- 問い合わせが来たら担当を割り当てて通知し、当日中の対応タスクを作る
- 商談ステージが 14 日動かなかったら担当に通知する
（獲得系をまとめて出したい場合はフォーム一覧・営業体制・対応 SLA も貼る）

【前提(必ずこの制約に従うこと)】
- プラン: HubSpot Starter。マーケメール送信はフォームの簡易自動化で行う
- 使えるワークフローアクションは「タスク作成」「社内通知」「プロパティ更新」「リスト追加」「遅延」の範囲で構成する

【各設計図の出力形式(この 6 行で)】
- 名前: 用途が分かる命名
- 実装先: 簡易自動化 or ワークフロー
- トリガー: フィルター / イベント / スケジュール基準のどれか + 具体条件
- 登録条件 / 除外条件: 既存顧客・テスト送信・社内メンバーの除外を必ず入れる
- アクション: 番号付きで 1 つずつ分解(まとめない)。遅延は「遅延: ◯日」と明記
- 再登録: 再登録の可否 + 理由

【条件】
- 通知アクションは「受け取った人が 24 時間以内に動く必要があるもの」だけに付ける
- 獲得系をまとめて出す場合は、ライフサイクルステージの更新を必ず 1 本含める
- Starter で使えるか判断できないアクションは「要確認」と明記する

出力の確認ポイント: - 除外条件が全設計図に入っているか。ここが空欄の設計図は、公開後に既存顧客へ誤配信する典型パターンです - アクションが 1 つずつ分解されているか。「お礼メール送信とタスク作成」のように 2 つが 1 行にまとまっていたら、管理画面で組む前に分けてください

うまくいかないとき: - 例外処理のない設計図が出る → プロンプトの「除外を必ず入れる」を強調し、想定される例外 (既存顧客・社内テスト) を明示的に列挙して再実行 - Starter で使えないアクションが入る → 出てきた設計図のアクション名を、第 2 章の役割分担と公式ヘルプで 1 つずつ照合してから実装してください

キット③ ワークフロー一覧を棚卸しして 25 個の枠を空ける — 30 分

種別: 判断キット 使うもの: Claude (ブラウザ版で可) 事前に用意するもの: 既存ワークフローの一覧 (名前 / トリガー / 目的 / 直近 90 日の登録数)。書き出しは手作業でも 25 個なら 20 分程度です。「直近の登録数」を必ず入れてください。これがないと判定精度が大きく落ちます。

プロンプト:

HubSpot のワークフロー一覧を棚卸しし、統廃合案を出してください。

【前提】
- 作成上限: 25 個
- 目標: 5 枠以上空ける
- 枠の配分方針: 獲得 8 / ナーチャリング 6 / 営業連携 6 / データ整備 3 / 予備 2

【ワークフロー一覧(1 行 1 本で貼る。形式: 名前 / トリガー / 目的 / 直近 90 日の登録数)】
（ここに自社の一覧を貼る）

【判定基準(必ずこの 4 択 + 残す)】
残す / 統合 / 簡易自動化へ移す / 標準機能で代替 / 削除候補

【出力形式】
| ワークフロー | 判定 | 理由 | 統合先(ある場合) |

【条件】
- トリガーが同一で対象条件だけ違うものは、統合を最優先で検討する
- 登録数ゼロでも、例外対応用の可能性があるものは「削除候補」に留め、即削除と書かない
- 判断材料が足りないものは「要ヒアリング」とする
- 最後に、判定後のカテゴリ別の枠消費数と配分方針との差分を集計する

出力の確認ポイント: - 「削除候補」に、年数回だけ動く例外処理が紛れていないか。削除の前に必ず「オフにして 2 週間様子を見る」を挟んでください - カテゴリ別の集計を見て、特定カテゴリだけ配分を超過していないか。超過分がそのまま統廃合の第一候補です

うまくいかないとき: - 「要ヒアリング」ばかりになる → 各ワークフローの「直近 90 日の登録数」が抜けている可能性が高いです。登録数を補って再実行してください - 統合案が出てこない → トリガー列の表記を揃えて (同じトリガーは同じ文言で) 貼り直すと、AI が重複を検出しやすくなります

参考文献

• Create workflows — HubSpot Knowledge Base (取得日: 2026-07)
• Workflows | Frequently Asked Questions — HubSpot Knowledge Base (取得日: 2026-07)
• Automate form submission actions — HubSpot Knowledge Base (取得日: 2026-07)
• Choose your workflow actions — HubSpot Knowledge Base (取得日: 2026-07)
• Quick Guide: Automate Marketing, Sales, and Service with Workflows — HubSpot (取得日: 2026-07)